GUIA PARA EL TRABAJO FINAL DE RELACIONES PUBLICAS.
1. Introducción:
Para realizar un Plan de Relaciones Públicas – a una empresa o institución – lo primero que se hace es una investigación que permita conocer la percepción que tienen los públicos (interno y externo) del funcionando de la comunicación y la valoración sobre su imagen. Contrario a lo que pasaba antes, cuando se disponía de todo el tiempo para la investigación, ahora hay que actuar con prontitud.
Es necesario conocer la historia de la empresa, los objetivos, las metas, los valores, la misión, la visión, los productos o servicios, y cualquier otro dato que posibilite la realización del programa de Relaciones Públicas.
El Plan de Relaciones públicas tiene que contribuir al logro de los objetivos y metas de la empresa, para lo cual tiene que tomar en consideración los siguientes elementos:
La situación interna y externa de comunicación en la empresa.
La imagen corporativa de la empresa, así como saber si es necesario mejorar la misma.
El plan tiene que tomar en cuenta qué es la empresa y a dónde quiere llegar.
Es pertinente saber que no se puede proyectar una imagen, si no se tiene una identidad corporativa.
2. Investigación:
· Historia de la empresa o institución.
· Misión de la empresa.
· Visión de la empresa.
· Valores de la empresa.
· Objetivos de la empresa y sus metas.
· Productos y servicios que ofrece la empresa.
3. Diagnóstico de la imagen y comunicación de empresa.
Públicos de la empresa (Interno y Externo).
Situación de la comunicación interna.
Situación de la comunicación externa.
Percepción de la imagen y comunicación de la empresa interna y externa.
Donde estamos y a dónde queremos llegar.
A través del diagnóstico podemos conocer, con precisión, como anda la comunicación de la empresa con sus públicos. El diagnóstico es lo que nos muestra las debilidades o fortalezas que, en términos de comunicación tiene la empresa o institución y es, además, el problemas que tenemos que corregir con el plan.
4.- Cuando se tiene claro cual es el diagnóstico se traza la(s) estrategias a seguir.
La estrategia consiste en el fin que queremos lograr con la aplicación del Plan de Relaciones Públicas, es decir, como queremos que se transforme la imagen de la empresa a partir de la aplicación del programa, para lo cual tenemos que partir del diagnóstico que arroja la investigación, pues son estas fallas – si existen – las que se van a corregir con el programa.
Tenemos que tener presente que el programa se orienta a mejorar la comunicación de la empresa con sus públicos: interno y externo y hacer que la imagen de la empresa o institución sea aceptada.
5.- Tácticas o actividades.
Las tácticas o actividades son las que se realizan con el propósito de lograr la concretización de las estrategias. Al elegir las actividades a realizar hay que tomar en cuenta que las mismas tienen que contribuir a resolver el problema de diagnóstico y a lograr que la estrategia se cumpla. Es decir, no se pueden elegir actividades que no ayuden a lograr esas metas. Además, hay que tener presente que las actividades tiene que tener un ingrediente de comunicación.
6- Elección de los medios de difusión.
Una vez que se han definido las actividades a realizar, es pertinente señalar los medios para su puesta en ejecución, estos pueden ser medios masivos o de otra naturaleza, pero hay que tener presente que una buena elección de los medios ayuda a que los mensajes lleguen al objetivo propuesto. Objetivos y metas de la empresa.
7.- Calendario de actividades:
Comprende el conjunto de actividades a desarrollar durante un año, –60 actividades mínimas – con la finalidad de dar respuestas a los aspectos revelados en el diagnóstico, así como para cumplir con la estrategia definida al momento de elaborar el plan.
Las actividades tienen que ser variadas, haciendo énfasis en los aspectos de comunicación para mejorar la imagen corporativa de la institución.
Hay que tomar en cuenta que un programa Relaciones Públicas no puede estar, válidamente, sustentado en algunas actividades, sino que es necesario que éstas sean continúas durante el año.
El relacionista tiene que ser una persona creativa, capaz de poner a producir ideas que mejoren la imagen de la empresa.
El calendario debe contener, al menos estos aspectos:
Actividad
Día
Hora
Lugar
Responsable de la coordinación de la actividad.
Costo
Evaluación
8 .Presupuesto:
El presupuesto estará compuesto por todas las inversiones que se hagan, desde los estudios para conocer la situación de la empresa, la inversión en la programación y la evaluación.
El presupuesto también incluye los salarios y equipos de la oficina de Relaciones Públicas, como unidad ejecutoria el programa.
El presupuesto abarca, además, los imprevistos.
9. Evaluación:
Todo programa de Relaciones Públicas necesita ser evaluado, como mecanismo de control y para garantizar la efectividad del mismo.
Los medios para evaluar el programa se escogen de acuerdo a las características del mismo.
Hay que tomar en cuenta que el programa tiene que ser evaluado en varios tramos de su ejecución, lo que permite corregir o enmendar cualquier error.
En este caso, lo que el estudiante tiene que señalar los mecanismos con los cuales avaluará el plan, esto es, por medio de encuestas u otras herramientas.
Además, las evaluaciones permiten una inversión efectiva, pues se tiene la certeza de que el programa marcha bien, lo cual no sucede si ésta se hace el final de la ejecución del mismo.
10. El Departamento de Relaciones Públicas:
Para la ejecución del programa hay que crear un departamento de Relaciones Públicas, que será la unidad ejecutoria del mismo.
El Departamento tiene que estar conformado por un personal capaz, que conozca el trabajo en esta área.
El número de personas del departamento dependerá del tamaño de la empresa y de sus funciones.
El Departamento, para su buena funcionalidad, tiene que depender de las más altas instancias de la institución.
11).- Esquema de presentación del trabajo:
Índice
Introducción
Aspectos de la investigación
Diagnóstico
Estrategia(s)
Tácticas
Elección de los medios de difusión
Calendario de actividades
Presupuesto
Evaluación
Departamento de Relaciones Públicas
Conclusión
Bibliografía
Anexos.
Juan Antonio Mejía
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